9 sposobów jak ulepszyć zatłoczone, tekstowe slajdy PowerPoint

Znasz różne reguły jak tworzyć biznesową prezentację, że jedna idea na jeden slajd, że duży font, że jeden element, który przyciąga uwagę. I wszystko super, tylko ty masz mnóstwo treści na slajdzie i choćby nie wiem co musi tak zostać (bo szef, bo wysyłka mailem itp.). No i co teraz możesz zrobić, jak to ogarnąć żeby mimo wszystko było czytelnie i ładnie? Jak nie masz pomysłów, to czytaj dalej, podrzucę tu kilka sposobów i pokażę przykłady, jak to może być zrobione w PowerPoint.

A teraz zobacz jak mogą wyglądać ciężkie tekstowe slajdy, gdy trochę się je podrasuje.

1. Pracuj z tekstem

W pierwszej kolejności przyjrzyj się treści na slajdzie. Sprawdź, czy na pewno nie możesz podzielić tego slajdu na kilka, bo może jednak jesteś w stanie logicznie podzielić np. na 2 części, o ile nie kłóci się to z wytycznymi typu maksymalnie 2 slajdy!

Zobacz czy jesteś w stanie nieco uprościć tekst:

• wyrzucić słowa wypełniacze,
• zamienić pełne zdanie na wypunktowanie,
• wyrzucić powtórzenia.

2. Znajdź strukturę w swojej treści

Wczytaj się w tekst pod kątem znalezienia struktury. Może odnajdziesz jeden główny element, w którym zawierają się kolejne np. 3, a z tego wynika, że… Odnajdując tego typu struktury możesz podzielić swoją treść na oddzielne pola tekstowe i ustalić relacje między nimi. Tam gdzie masz wynikanie możesz zastosować strzałkę między elementami. Jeżeli coś jest elementem łączącym kilka innych elementów zastosuj np. klamrę.

3. Zmień tekst na diagram

Jak masz już wyodrębnioną strukturę, to zastanów się jak to graficznie możesz przedstawić. Możesz podzielić tekst i wstawić go w prostokąty i odpowiednio porozmieszczać na slajdzie. Możesz też wykorzystać narzędzie PowerPoint-a SmartArt do stworzenia prototypu. Masz tam wiele różnych typów struktury do wyboru np. oś czasu, proces, cykl, lista, hierarchia, relacja, macierz, a nawet piramida.

Ja wykorzystuję SmartArt do wstępnej wizualizacji mojej treści, a później wyodrębniam z niego kształty i mogę sobie je indywidualnie dostosować. Jeżeli chcesz zobaczyć jak to robię krok po kroku, to pokazuję to na szkoleniu z Tworzenia skutecznych graficznych slajdów.

4. Pracuj w oparciu o siatkę

No dobrze masz już bloki tekstu, masz diagramy, lub wykresy czy tabele i co dalej? Jak porozkładać te elementy na slajdzie, żeby były czytelne i możliwie jak najbardziej atrakcyjne.

Zdradzę Ci tutaj 2 z moich graficznych trików, które są proste, ale bardzo skuteczne.

Pierwszy trik, to tworzę układ na slajdzie w oparciu o Siatkę. Czyli dzielę sobie mój slajd na kilka kolumn zazwyczaj między 3 a 6 i 2-3 wiersze. W taki sposób powstaje siatka, na której bazuję rozłożenie wszystkich elementów na slajdzie.

Siatkę tworzę z prowadnic i między każdą kolumną i każdym wierszem dodaję przerwę, żeby elementy się ze sobą nie stykały.

Teraz już mogę zacząć rozmieszczać poszczególne pola tekstowe, wykresy i diagramy tak żeby wypełniały przestrzeń jednej komórki lub wielokrotności. Zobacz poniżej przykłady slajdów z dashboard-em.

Dzięki takiemu rozmieszczeniu mam jasną strukturę i całość zyskuje na czytelności.

A co z drugim trikiem?

Dodaję do slajdu Światło, czyli pustą przestrzeń niezagospodarowaną graficznie. Ten odstęp między kolumnami siatki jest właśnie takim zabiegiem. Dodatkowo puste marginesy na slajdzie też dają mi światło. Im więcej tej przestrzeni, tym slajd będzie bardziej czytelny i profesjonalny.

5. Wyciągnij kluczowe treści i je podkreśl

Przyjrzyj się jeszcze raz swoim treściom pod kątem tego, która informacja jest najważniejsza, czy jest tam podsumowanie elementów na slajdzie. Czyli krótko mówiąc co powinno zostać wyróżnione, żeby najpierw przykuło uwagę. No bo przecież wiesz, że może się tak zdarzyć, że ktoś nie przeczyta całego Twojego slajdu, a tylko podsumowanie. Dlatego zrób je widoczne, by łatwo można je było znaleźć.

6. Wizualizowanie treści

Masz już teksty, masz diagramy, w jaki jeszcze sposób można zwizualizować treść, żeby była łatwiejsza do strawienia i szybsza w odbiorze? Możemy dodać ikonki, które sprawią, że budują się skojarzenia między grafiką a treścią i łatwiej jest zapamiętać informacje. Możesz je dodać do schematów, fragmentów tekstu, czy jako ogólną wizualizację konceptu.

Na zdjęcia może być mniej miejsca przy zatłoczonych slajdach, co nie znaczy, że dodanie ich jest niemożliwe. Możesz zdjęcie wstawić z boku lub u dołu i przenieść je pod spód jakiegoś fragmentu. Zobacz poniżej przykład.

7. Kolorystyka i typografia

Kolejną ważną rzeczą jest stosowanie spójnej palety kolorystycznej  w obrębie całej prezentacji. Ustal, które kolory są stosowane dla wyróżnień, a które dla standardowych elementów. To pomoże zwrócić uwagę na najważniejsze elementy na wszystkich slajdach. Dobrą zasadą jest to, by nie wyróżniać więcej niż 20% treści, bo gdy zbyt wiele jest wyróżnione, to tak jakby nic nie było. Są też kolory, których znaczenie jest ustalone w naszej kulturze i odpowiednie ich stosowanie może poprawić szybkie zrozumienie zagadnienia:

• czerwony to spadek, zła sytuacja, zagrożenie, niewykonanie planu;
• zielony kolor oznacza wzrost, pozytywne aspekty, korzyści, zakończone sprawy;
• żółty jest często stosowany jako kolor uwagi, gotowości, przejścia między czerwonym (źle) i zielonym (dobrze);
• szary i biały są zazwyczaj neutralnymi kolorami;
• z kolei czarny może być neutralny, elegancki, ale też kojarzony z żałobą i ciężarem.

Jeżeli masz wpływ na dobór fontu (nie zachęcam do zmiany w firmowych szablonach, gdzie czcionka jest zgodna z brandingiem firmy) to poszukaj fontu, który jest czytelny, raczej wąski niż szeroki, najlepiej bezszeryfowy, czyli bardziej Calibri niż Times New Roman. Szerokie fonty się nie sprawdzą bo zajmują za dużo przestrzeni np. Century Gothic, a z kolei fonty z szeryfami (takie jak Times New Roman, Cambria) są mniej czytelne na ekranie.

8. Układy w szablonie

Jeżeli często tworzysz gęste slajdy z dużą ilością elementów możesz rozważyć dodanie układów w szablonie, które będą już podzielone (zgodnie z siatką) na 6, 8, 10 czy 12 elementów.

Jak to może wyglądać: 4 elementy do wstawienia ogólnej treści (tekst, wykres tabela lub diagram) i pod nimi miejsce na podpis w górnym rzędzie i to samo w dolnym rzędzie. W prezentacji wystarczy wstawić slajd z nowym układem i szybko wypełnić poszczególne pola treścią. Opcjonalnie może być też nagłówek nad każdym elementem zamiast podpisu. Wykresy, tabele i teksty dopasują się do przestrzeni placeholdera.

9. Animacje

Jeżeli planujesz prezentować slajdy online lub w małej grupie (nie polecam ciężkich tekstowych slajdów na większe spotkania), to możesz rozważyć odkrywanie elementów jeden po drugim, czyli dodanie animacji. Taki zabieg sprawi, że odbiorcom łatwiej będzie podążać za tokiem prezentacji i nie będą się rozpraszać tematami, które jeszcze nie zostały omówione.

Wystarczą proste animacje typu Pojawienie się czy Zanikanie, tu nie chodzi o fanfary, a o czytelność przekazu.

Wszyscy wiemy jak w praktyce zatłoczone potrafią być biznesowe slajdy. Często z takimi pracuję. Mam nadzieję, że przydadzą Ci się te pomysły co możesz zrobić z zatłoczonymi slajdami i ścianą tekstu jak Tobie przypadnie ich ogarnięcie.

Po dużą dawkę praktyki i przećwiczenie pracy, między innymi z zatłoczonymi slajdami, zapraszam Cię na szkolenie z Tworzenia skutecznych graficznych slajdów. Sprawdź najbliższe terminy.

A jeżeli masz do mnie jakieś pytania, to tu możesz się ze mną skontaktować.

Slajdy użyte do zwizualizowania pochodzą z biblioteki infoDiagram.com.

Izabela Zvirinska

Trener, slide designer, Art Director