Poradnik Prezentowania

Baza wiedzy o prezentowaniu i tworzeniu profesjonalnych prezentacji

9 reguł dobrej prezentacji

[Reguła analogowa] Jak najlepiej zacząć tworzenie prezentacji?

Profesjonaliści prezentowania polecają „Start analog, not digital”. I mają rację. Zacznij na papierze. Nie uruchamiaj Powerpointa dopóki nie masz już przemyślanej prezentacji i treści slajdów.

Używanie Powerpointa w fazie tworzenia znacznie ogranicza nasze myślenie. Często tracimy czas na bawienie się z szablonami i czcionką, zamiast pracować nad treścią. Dlatego na początku spisz sobie na papierze to, co chcesz przekazać. Naszkicuj sobie układ całej prezentacji i układ każdego slajdu zanim usiądziesz przed komputerem.

[Reguła 1 = a+b+c] Co ma przekazać prezentacja?

1: Miej jeden główny przekaz, który chcesz,by słuchacze wynieśli z Twojej prezentacji. Zastanów się, jaka jedna rzecz ma im zostać w pamięci?
A + B + C: Podaj trzy główne elementy twojego przekazu. Trzy powody dla których właśnie ten przekaz ma sens. Potem wesprzyj każdy powód przykładami, faktami, opowieściami. Trzy to magiczna liczba w prezentacjach. Ani za dużo, ani za mało. Trzy rzeczy każdy łatwo zapamięta.

[Reguła chrupiącego hamburgera] Jak zbudować strukturę prezentacji?

Zbuduj prezentację z trzech części, na wzór hamburgera:

Mocne „chrupiące” otwarcie (1-5 minut). Mówi się, że ludzie tworzą sobie opinię o prezentacji w ciągu pierwszych 20 sekund. Dlatego ważne jest ciekawe wejście, coś, co wyróżni prezentację od innych (np. kontrowersyjne zdanie czy zaskakujące zdjęcie na slajdzie). Przedstaw podstawowe informacje o tym, kim jesteś, o czym chcesz powiedzieć i jaki problem poruszasz.
Ciekawa „soczysta” treść, podkreślająca jeden główny przekaz wspierany różnymi argumentami, który Twoim zdaniem ludzie powinni wynieść z prezentacji. Argumenty te możesz wzbogacić poprzez używanie ciekawych przykładow lub dodanie anegdot.
Zapadające w pamięć zakończenie (1-5 minut), które podkreśli Twój główny przekaz.

[Reguła 1:1] Ile mieć slajdów?

Zaleca się stosować jeden slajd na jedną myśl. Wyróżnij tematy przemówienia, a na każdą kwestię, którą chcesz przekazać poświęć jeden cały slajd. Nie próbuj umieszczać za dużo informacji na jednym slajdzie. Podziel treść prezentacji na oddzielne slajdy, tak aby każdy z nich dotyczył jednej kwestii. W taki sposób możesz tą jedną rzecz odpowiednio opowiedzieć i podkreślić, np. zdjęciem czy grafiką. Wynikiem jest częsta zmiana slajdów, co pozytywnie wpływa na dodanie dynamiki i utrzymanie uwagi słuchaczy.

[Reguła 6 * 6 * 18] Wygląd slajdów

Slajd nie powinien mieć więcej niż 6 linijek, każda po 6 słów, po to, aby to wciąż były hasła, a nie zdania czy traktat. Prezentacja nie jest książką. Ma wspierać przemówienie, nie wymagać od słuchaczy, by sami czytali treść prezentacji. Czcionka nie powinna być mniejsza niż 18pt, aby również słuchacz na końcu sali mógł bez trudności odczytać slajdy. Oczywiście istnieją wyjątki oraz inne wersje tej reguły, jak 5 x 8 x 20.

[Reguła antystresowa] Jak radzić sobie z tremą?

Oto kilka sprawdzonych sztuczek na walkę ze stresem przy wystąpieniach publicznych:

Ćwicz! Nie ma lepszego leku na stres jak przeprowadzenie próbnych prezentacji. Nawet jedno powtórzenie całego przemówienia przynosi odpowiedni efekt. Pozwoli na dopracowanie wystąpienia, wyłapanie błedów i zdobycie większej pewności siebie. Pomocne jest nagranie próbnej prezentacji. Jeszcze lepiej, gdy ktoś inny może nas niezależnie ocenić i doradzić, zwrócić uwagę na przekaz, gesty, sposób wypowiedzi.
Wejście zacznij od uśmiechu i 5 sekund pauzy. Uśmiech i spokój wprowadzą Ciebie i słuchaczy w dobry nastrój.
Szklanka wody, kartka i 20 sekund ciszy – oto trzy bardzo pomocne koła ratunkowe. Miej przygotowana szklankę albo małą butelkę niegazowanej wody. Przygotuj sobie i połóż na stół jedną małą kartkę (format A5 – A6) ze strukturą prezentacji. Kiedykolwiek czujesz się zagubiony, możesz przerwać prezentację, napić się, popatrzeć spokojnie na kartkę i przypomnieć sobie dalszy ciąg wystąpienia. Nie będzie problemem, jeśli zamilkniesz nawet na kilka sekund. Do 20 sekund ciszy traktowane jest przez słuchaczy jako część wystąpienia, nie przerywa toku przemówienia.
Pozytywne nastawienie. Uświadom sobie, że większość słuchaczy chce, aby Twoja prezentacja była sukcesem i nie czekają na Twoje błędy. Co więcej, około 90% błędów popełnionych podczas przemówienia nie zostaje zauważonych przez słuchaczy, więc nie powinny być one powodem do stresu.
Trzymaj mocno zaciśnięte końce palców – jest to proste niezauważalne ćwiczenie, które pomaga rozładować momenty stresu.

Pamiętaj, że wystąpienie publiczne prawie zawsze wiąże się ze stresem. Ważne jest, by zachować do siebie dystans – całkowite wyeliminowanie lęku jest niemożliwe. Jednak można stres kontrolować przez przygotowanie i ćwiczenie. Zachęcamy do skorzystania z naszych usług oceny próbnego przemówienia. Wysłuchamy Cię i zaproponujemy szereg praktycznych porad, dzięki którym można znacznie zmniejszyć lęk przed wystąpieniem.

[Reguła # $ !?] Jak stworzyć zapadającą w pamięć treść?

Unikaj abstrakcji. Używaj konkretów, te do nas przemawiają i zostają w pamięci na długo.

# tj. liczby – umiemy sobie łatwiej wyobrazić konkretne ilości (mogą to być przykładowe ilości), czy porównania wielkości do znanych nam pojęć, np. na tym statku zmieściłyby się 4 boiska piłkarskie. Inspiruj się programami jak National Geographic czy Discovery, są w takich porównaniach świetne.
$ tj. pieniądze – co ile kosztuje, przykładowe koszty. Każdy z nas łatwo wyobrazi sobie koszty, które odnoszą się do częstych, codziennych wydatków. Np. cena naszego rozwiązania to jest odpowiednik tego, co wydaje palacz na papierosy w ciągu miesiąca.
!? tj. opowieści – najlepiej pamiętamy to, co jest przedstawione w kontekście działania. Przykładowo, zamiast przedstawiać, że produkt ma takie i takie cechy, lepiej jest opowiedzieć, że użytkownik produktu Pan Kowalski zaczyna rano pracę przy komputerze, otrzymuje zadanie, zrobi najpierw czynność A, potem poszuka B, zapisze C. Potem wychodzi na obiad i po powrocie szybko napisze raport używając cech X i Y.

[Reguła 20 minut] Jak długo mówić bez przerwy?

Nie więcej niż 20 minut w jednym ciągu, bo nie uda się na dłużej przyciągnąć uwagi publiczności. Po 20 minutach warto ożywić czymś prezentację, np. zapytaj o opinię słuchaczy czy też przeprowadź 1 minutową dyskusję. Można też powiedzieć historię lub przełączyć się ze slajdów na flipchart.

[Reguła zapytaniowa] Jak się przygotować i radzić sobie z pytaniami (z sesją Q&A)?

Przed spotkaniem przygotuj sobie 10 potencjalnych pytań, które mogą Ci słuchacze zadać. Stosuj trzy kroki przy udzielaniu odpowiedzi

Podziękuj Doceń tak zadane pytanie. Świadczy to o tym, że słuchacz jest zainteresowany tematem.
Powtórz pytanie Upewnisz się, że dobrze zrozumiałeś pytanie. Powtórzenie będzie też przydatne dla publiczności, która mogła nie dosłyszeć pytania. Równocześnie uzyskasz czas na przemyślenie odpowiedzi.
Odpowiedz Może się zdarzyć, że nie jesteś w stanie podać odpowiedzi, bo np. potrzebujesz sprawdzić dane lub nie ma już czasu na dyskusje, czy też pytanie jest zbyt osobiste czy drażliwe, by odpowiedzieć publicznie. W takim przypadku odpowiedz, że zajmiesz się tą kwestią po spotkaniu i że odpowiesz pytającemu osobiście. Zapisz sobie pytanie i poproś osobę o podanie Ci kontaktu po spotkaniu, aby wysłać odpowiedź.

Zapraszamy również do skorzystania z naszych usług przygotowania prezentacji.