Błędy w wykresach – wizualizacja danych w PPT

Tworzysz prezentacje, w których pokazujesz dane? Często pracujesz z wykresami? Nie jesteś sam, codziennie powstaje mnóstwo prezentacji, w których trzeba pokazać liczby w ciekawy sposób.

Jak unikać typowych błędów, o tym będzie w kilku następnych akapitach.

Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz przećwiczyć tworzenie czytelnych i atrakcyjnych wizualizacji danych, to zapraszam Cię na nasze warsztaty online z wizualizacji danych w prezentacjach.

1. Nieodpowiedni typ wykresu

Istnieje kilka podstawowych typów wykresów, a każdy z nich jest odpowiedni do innego typu danych.

Na przykład wykres liniowy najlepiej sprawdzi się do pokazania danych (zmiany) w czasie. Dobrze w ten sposób można zaobserwować pewne trendy.

Wykresy kolumnowe i słupkowe będą odpowiednie do pokazania wartości jakiejś kategorii, np. wysokości sprzedaży.  

Wykres kołowy i pierścieniowy najlepiej pokazują fragmenty jakieś całości, czyli jaki jest procent udziału poszczególnych składników.

To są najbardziej typowe i najczęściej stosowane wykresy. Są również inne, specyficzne wykresy takie jak: bąbelkowy, radarowy czy histogram.

Jak dobierać wykres do typu danych

Dobierając wykres do danych zwróć uwagę na to co chcesz przedstawić na osi Y. Czy ma być to porównanie produktów, sprzedaż w czasie, udział w rynku, współzależności między produktami, lub coś jeszcze innego.

Jednym z typowych logicznych błędów jest wybieranie nieodpowiedniego typu wykresu w stosunku do treści, którą się chce przedstawić. Na przykład zastosowanie wykresu kołowego do danych, które się nie sumują do 100%. Kolejnym błędem jest pokazywanie zbyt wielu kategorii w wykresie kołowym, tak że staje się on nieczytelny.

Jeżeli chcesz zgłębić temat doboru typów wykresów, to polecam książkę Say it with Charts, którą napisał Gene Zelazny.

2. Brak przepływu informacji na slajdzie

Prezentując slajd z danymi wskaż, gdzie odbiorca powinien patrzeć, wyróżnij informację, która jest najważniejsza. Czy to jest tytuł wykresu, linia trendu lub konkretna wartość, którą chcesz podkreślić. Nie każ odbiorcy zgadywać, która część jest najważniejsza.

Jak? Używaj narzędzi graficznych, które pozwolą Ci odpowiednio budować przepływ i kierować uwagę odbiorcy. Stosuj wyróżnienia kolorem, zmieniaj wielkość fontu, dodawaj zakreślenia. W kulturze europejskiej czytamy od lewej do prawej i z góry na dół, pamiętając o tym rozmieszczaj logicznie wykresy, by były czytane w odpowiedniej kolejności.

3. Zbyt dużo danych na slajdzie

Na slajdzie przedstaw przede wszystkim wniosek ze swojej analizy danych. Może Cię kusić by zamieścić wszystkie zebrane dane (przecież się narobiłeś, opracowałeś…). Ale tak z ręką na sercu, czy wszystkich to zainteresuje, czy te informacje są im niezbędne? Odbiorca ma ograniczony czas skupionej uwagi, jeżeli zawalisz go szczegółami, to może się wyłączyć, gdy przejdziesz do kluczowych kwestii i wyciągniętych wniosków.

Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz podawać wszystkie informacje, które doprowadziły do ostatecznej konkluzji. Może wystarczy część materiałów rozdać w formie handoutów, lub przesłać mailem.

4. Zbyt dużo szczegółów i ozdobników

Dobrze jest dodać trochę koloru czy ikonki do wykresu, trzeba tylko pamiętać by wszystkie elementy pełniły funkcję informacyjną. Jeżeli przesadzimy z dodatkami czy formą, utracimy na czytelności i profesjonalnym wyglądzie.

Czasami można wpaść w pułapkę dostępnych narzędzi i standardowych ustawień takich jak czarne linie w wykresie, czy funkcje 3D (mało czytelne). Stawiaj przed odbiorcą inne wyzwania niż wgryzienie się w znaczenie Twoich wizualizacji :).

Mniej znaczy więcej, pewnie znasz to powiedzenie, w kontekście wizualizacji danych jest tak samo aktualne. Ja zazwyczaj stawiam na prostotę. Jeżeli wykres jest zbyt skomplikowany zastanów się, czy możesz go podzielić na kilka. Pokaż jedną zmienną na każdym wykresie. Spróbuj wyróżnić jedną najważniejszą część, żeby skupić na niej uwagę.

5. Niejasny cel prezentacji

Zanim rozpoczniesz tworzenie prezentacji ustal jaki jest jej cel, co chcesz osiągnąć pokazując konkretne dane i z czym ma odbiorca wyjść (3 najważniejsze rzeczy do zapamiętania).

Brak celu nie jest błędem wizualnym, jak w przypadku wcześniejszych kwestii. Jednak, jeżeli udało Ci się uniknąć wszystkich wcześniej wspomnianych pułapek i Twoje slajdy wyglądają czytelnie i profesjonalnie, ale pod koniec prezentacji padnie pytanie: „wszystko pięknie, ale po co mi to?”, to być może właśnie zmarnowałeś czas zarówno swój jak i odbiorców.

Dlatego zacznij od ustalenia celu, a dopiero później zajmij się stroną wizualną i logiczną. Polecam zacząć na papierze, oderwać się na chwilę od narzędzi i narzuconej formy, rozpisać sobie cel i strukturę.

To kilka przykładowych błędów w wizualizacji danych za pomocą wykresów, można by oczywiście wyliczać dalej…

Dużo rzeczy w wykresie da się szybko naprawić stosując kilku zasad projektowania graficznego. Nawet korzystając tylko z kolorów i standardowych kształtów PowerPoint można stworzyć wizualnie ciekawe wykresy. Dodatkowo można je wzbogacić elementami, które pomogą szybciej interpretować kategorię danych.

Chętnie opowiemy więcej podczas szkolenia z wizualizacji danych w prezentacjach. Sprawdź jaki jest najbliższy termin i o czym konkretnie będzie mowa podczas warsztatów, albo zapraszam do kontaktu.

Izabela & Peter
Szkoleniowcy i slide designerzy, założyciele Prezentio