Masz problem z przekazaniem swojej prezentacji dalej? Na słabszych komputerach pliki działają zbyt wolno? To jesteś w dobrym miejscu, by dowiedzieć się jak to zmienić 🙂

Na co dzień spotykam się z wieloma prezentacjami, które są zbyt ciężkie – rozmiar pliku ponad 20 MB, choć slajdów jest tam niewiele. Wtedy klienci przesyłają prezentację używając zewnętrznych stron typu WeTransfer, bo rozmiar pliku nie pozwala na przesłanie prezentacji mailem. Często nie są to duże objętościowo prezentacje, mają np. 15-20 slajdów a rozmiar 20 – 100 MB.

Brzmi znajomo?

Oto trzy najczęstsze powody, dlaczego plik PowerPoint jest za duży i jak możesz to szybko naprawić.

Mimochodem, po więcej informacji i pokaz na żywo jak radzić sobie z różnymi sytuacjami w PowerPoint zapraszam na moje szkolenie z Tworzenia skutecznych slajdów PowerPoint. Najbliższe w listopadzie.

Po pierwsze duże zdjęcia w prezentacji PowerPoint

Ale jak to? Przecież wrzucone zdjęcia produktów są całkiem małe jest ich po kilka na każdym slajdzie.

Łatwo można sprawdzić (o tym zaraz) czy rzeczywisty rozmiar zdjęcia jest faktycznie taki mały. Zdarza się, że mała ilustracja na slajdzie ma tak naprawdę dużą rozdzielczość i waży kilka MB, weźmy to razy kilkanaście i duży rozmiar prezentacji gwarantowany.

Często zdjęcia wstawiane są w dużej rozdzielczości, a następnie pomniejszane, z tym, że przy pomniejszaniu ich rozdzielczość się nie zmienia.

Co zrobić by zmniejszyć ciężar zdjęć w PPT?

Można jednak sprawdzić każde zdjęcie przy użyciu funkcji Resetuj obraz i rozmiar. Po kliknięciu w tę opcję zdjęcie powróci do pierwotnych rozmiarów, nieraz jest dużo większe niż obszar całego slajdu. Kolejnym krokiem będzie zmiana rozdzielczości zdjęcia przy pomocy narzędzia Kompresuj obrazy. Można zastosować rozdzielczość dokumentu lub wybrać opcję 96 lub 150 ppi, wyższych rozdzielczości nie polecam, jeżeli zależy Ci na zmniejszeniu rozmiaru pliku.

Możesz jednym kliknięciem zmniejszyć rozdzielczość wszystkich zdjęć w prezentacji poprzez odznaczenie opcji: Zastosuj tylko do tego obrazu. Dodatkowo usunięcie przyciętych części obrazu też może pomóc. Wybierz tę opcję dopiero pod koniec tworzenia prezentacji, gdy nie chcesz już zmieniać kadru ilustracji.

Po drugie załączone fonty (czcionki) w pliku PPT

No dobrze sprawdziłeś już zdjęcia, skompresowałeś, a prezentacja nadal jeszcze jest trochę za duża.

W kolejnym kroku proponuję sprawdzić, czy fonty stosowane w prezentacji zostały załączone do pliku. Załączanie fontów stosuje się wtedy, gdy używane są fonty niestandardowe, niewbudowane w PowerPoint. Na przykład stosujecie w prezentacji bezszeryfowy font Open Sans, który został dołączony do pliku, by po przesłaniu prezentacji inni mogli go obejrzeć i edytować. Załączając fonty do prezentacji zamieszczane są tam wszystkie użyte fonty, nie tylko te niestandardowe. Może się okazać, że w kilku miejscach był też Calibri i Arial, a każdy dołączony font to 2-3 MB więcej. Może się tego trochę nazbierać.

Co zrobić  za załączonymi fontami w PowerPoint?

Możesz załączyć tylko używane w prezentacji znaki (w opcjach Zapisywania), co trochę zmniejszy rozmiar pliku i pozwoli osobom na innych komputerach przeglądać prezentację. Jednak wybór tej opcji ma tę niedogodność, iż może być niewystarczający zakres znaków, aby edytować taką prezentację.

Po trzecie wzorzec slajdów szablonu prezentacji

Jeżeli te optymalizacje jeszcze nie są do końca zadowalające, to czas zagłębić się do trzewi PowerPointa i przyjrzeć się wzorcowi slajdów.

We wzorcu slajdów zdarza się, że znajduje się nie jeden szablon, nawet nie dwa lub trzy. Najwięcej ich widziałam około 30! 🙂

Nieraz każdy z takich szablonów ma wstawione zdjęcie np. na slajdzie przejściowym, a bywa, że slajdów przejściowych jest kilka. Do tego slajd tytułowy i końcowy z ilustracją i to wszystko razy kilka lub kilkanaście. Gotowa recepta by plik ważył dobrze ponad 20 MB.

Jak uprościć wzorzec slajdów w PowerPoint?

Tu jedyną opcją jest zoptymalizowanie wzorca slajdów. Sprawdzenie rozmiaru zdjęć i ewentualna kompresja. Przede wszystkim trzeba jednak zmienić ilość szablonów i pousuwać wszystkie, które nie są wykorzystywane w prezentacji. Zazwyczaj wystarczy zostawić jeden.

Co jeszcze można zrobić by mieć lekką i profesjonalną prezentację?

Oto opisałam trzy najczęstsze powody zbyt dużego rozmiaru pliku PowerPoint. Jest jeszcze kilka specyficznych przypadków kiedy plik zawiera pliki multimedialne (dźwięk, wideo) albo załączone arkusze Excel.

Jeśli potrzebujesz pomocy z Twoim szablonem PowerPoint, zapraszam do kontaktu, chętnie doradzę.

Po więcej informacji i pokaz na żywo jak radzić sobie z różnymi sytuacjami w PowerPoint zapraszam na moje szkolenie z Tworzenia skutecznych slajdów PowerPoint. Najbliższe za miesiąc w Warszawie.

Przydały Ci się informacje z bloga, a może masz jakieś pytania? Napisz proszę w komentarzu albo bezpośrednio do mnie.

Izabela Zvirinska

Slide Designer i szkoleniowiec, założyciel Prezentio