Planujesz zrobić prezentację o tym, jak poprawnie przemawiać? Chcesz nauczyć swoich słuchaczy tego, co jest najważniejsze przy przygotowaniu prezentacji?

Bez względu na to, czy już prowadzisz takie szkolenia, czy samemu chcesz się wdrożyć w temat przemawiania publicznego, poniższe grafiki mogą pomóc Ci robić to o wiele lepiej!

Jest sporo źródeł informacji o tym, co jest ważne przy przemawianiu – kto jest odbiorcą, jakiego typu jest prezentacja, w jakim otoczeniu prezentujesz… Kluczem dobrego szkolenia z przemawiania jest ich odpowiednie zaprezentowanie, a następnie prowadzenie praktycznych ćwiczeń z uczestnikami szkolenia. Sami kiedyś prowadziliśmy takie treningi z Presentation Skills i pamiętamy, jaki fajny efekt daje porównanie prezentacji uczestników przed i po szkoleniu. Oczywiście wszystko wymaga sporo praktyki, ale dla takich efektów – warto!

Nauka przemawiania jest bardzo ważna w dzisiejszych czasach. Aby ją ułatwić, stworzyliśmy szereg graficznych slajdów, które przedstawiają popularne tematy z nauki przemawiania. Użyj ich jako inspiracji, jak można wizualnie wytłumaczyć treści dotyczące sztuki przemawiania:

• Jak czytelnie zilustrować strukturę prezentacji i typy treści na slajdach
• Jak ciekawie przedstawić typy prezenterów i słuchaczy
• Jaki wpływ ma pomieszczenie, jak dostosować prezentację do warunków, w jakich będzie przeprowadzone przemówienie

Źródła: Grafiki z poniższych slajdów pochodzą infoDiagram Presentation Skills Training PPT Toolbox.
(kliknij w zdjęcia, by zobaczyć grafikę źródłową).

U podstawy prezentacji stoi treść i jej narracja. Słynny pisarz Rudyard Kipling miał rację, porównując słowa do nałogu, są podstawą tworzenia skutecznej prezentacji.

Słowa są najpotężniejszym narkotykiem wykorzystywanym przez ludzkość.

Jednak jeśli chcemy, by ludzie pragnęli słuchać tych słów właśnie od nas, musimy zadbać o ich odpowiednią formę i przekaz.

Ma to szczególne znacznie zwłaszcza w przypadku szkoleń z umiejętności miękkich. Sztuka przemawiania także do nich należy; odpowiednie przedstawienie wartości merytorycznej pomoże lepiej i szybciej przekazać kluczową wiedzę Twoim słuchaczom.  Zobacz, jak można efektywnie zwizualizować podstawowe reguły sztuki prezentacji:

1: Pokazanie typowych struktur prezentacji

Przy przedstawianiu struktur prezentacji proponujemy je narysować. Poniżej pokazuję szkic wizualizacji typowych struktur opowiadania:

• Klasyczną 3-częściową, którą chyba każdy zna – wprowadzenie, treść główna i podsumowanie. Czasem klasyka to najlepsze rozwiązanie ;).
• W przypadku braku struktury, mamy prezentację monotonną – niestety wciąż obecną, szczególnie u mniej doświadczonych prezenterów. Należy mieć świadomość, jak ona wygląda, aby wiedzieć, czego unikać. Dlatego warto też narysować taką strukturę przy nauce prezentowania.
• Styl budowania napięcia, tzw. „hollywoodzki”, znany z filmów akcji, który najskuteczniej przyciąga naszą uwagę. Nie jest łatwo wprowadzić taki styl do prezentacji biznesowych, ale warto próbować.
• Styl prezentacji 4MAT – przedstawiony z punktu widzenia odbiorcy prezentacji oraz 4 pytań, jakie sobie zadaję podczas słuchania prezentacji.

Kiedy wyjaśniasz te typy swoim słuchaczom, narysuj prosty schemat podobny do rysunku powyżej. Jeśli chcesz przygotować materiały wcześniej, użyj flipcharta i zrób slajdy przedstawiające te schematy. Chcesz je porównać? Umieść wszystkie na jednym slajdzie. Zależy Ci na skupieniu uwagi na każdym osobno? Przygotuj trzy niezależne slajdy. Wybierz sposób odpowiadający Twojej koncepcji i działaj!

Oprócz tego zerknij na bloga Nancy Duarte – Structure Your Presentation Like a Story i na jej książkę Resonate.

4MAT – nasza absolutnie ulubiona struktura!

Ten typ wydaje się prosty i taki właśnie jest, ale skorzystanie z właśnie tego frameworka pomoże Ci spojrzeć na prezentację z punktu widzenia Twoich słuchaczy i da Ci pewność, że zrozumieją Twój przekaz. Podczas tworzenia prezentacji, warto zadać sobie te cztery pytania – to właśnie te, które pojawiają się w ich głowach podczas Twojej prezentacji!

2: Cele prezentacji – Zbadaj prezentację pod kątem zawartości

To oczywiste, że cel prezentacji określa, jaki typ będzie najodpowiedniejszy do prezentacji. Tak oczywiste, że często zapominamy o tym podczas tworzenia i przygotowywania wystąpienia. Skupienie na detalach i koncentracja na bardziej szczegółowych aspektach wystąpienia potrafi zsunąć ten oczywisty element na bok.

Zastanów się, jaki jest cel: chcesz przekazać wartość naukową, zainspirować ich do działania, czy przedstawić raport? To ważne – odpowiedź na to pytanie zapisz z boku w widocznym miejscu i pamiętaj o tym podczas tworzenia prezentacji.

Kilka przykładów:

• Gdzie znajdziesz inspirujące prezentacje? Najlepszych przykładów szukaj na TED.com lub pooglądaj jedno z przemówień Elona Muska z misji na Marsa. Wiesz, że politycy bardzo często używają tego typu prezentacji?
• Prezentacje informacyjne są zwykle używane podczas sporządzania raportów podsumowujących projekt lub rocznego przeglądu działań. Niestety ten schemat często jest używany przez nauczycieli w szkołach i na uczelniach, co przekłada się na brak zainteresowania ze strony uczniów. Szkolne prezentacje byłyby o wiele ciekawsze, gdyby wprowadzano do nich element rozrywki, prawda?
• W przypadku prezentacji perswazyjnych, pomyśl tylko o ostatniej sprzedaży lub prezentacji marketingowej, której doświadczyłeś. Przeanalizuj ją i w odniesieniu do niej przedstaw nową koncepcję.
• Prezentacja dla rozrywki: pooglądaj nowe, cieszące się popularnością stand-upy. Znajdziesz w nich mnóstwo zabawnych inspiracji (szczególnie polecamy ten Stand-up dla wszystkich rodziców). Kimś, na kim warto się wzorować, jest John Oliver – świetnie łączy przekaz informacji z naprawdę dobrą zabawą dla odbiorców. Uwaga: bez względu na to, jak śmieszny będzie Twój koncept, miej na uwadze publiczność, do której mówisz. Poziom i temat żartów musi być do niej dostosowany!

3: Pokazanie analizy typów prezenterów

Okej – chcesz nauczyć ludzi efektywnego przygotowywania przemówień. Jeśli chcesz zrobić to skutecznie, koniecznie zapoznaj ich z typami prezenterów (w nieco przejaskrawionych formach, ale właśnie takie trwale zapadają w pamięć).

My wyróżniliśmy cztery typy: gadatliwy sprzedawca, analityk, który (za) bardzo lubi wchodzić w szczegóły, monotonny wykładowca i porywający gawędziarz. Oczywiście możesz wymyślić własne przykłady na podstawie doświadczeń. Jesteśmy jednak przekonani, że wymienione przez nas typy nie są Ci obce :).

Dlaczego ten punkt jest taki ważny? Taka perspektywa pozwoli spojrzeć Twoim słuchaczom na swoje skłonności i je albo podkreślić, albo skorygować. W zależności od tego, jaki typ będą prezentować Twoi odbiorcy, możesz wesprzeć prezentację odpowiednią wizualizacją: dla gadatliwego sprzedawcy, slajdy mogą zachować strukturę łatwą do naśladowania (kliknij i zobacz, jak to może wyglądać slajd z ciekawą wizualną agendą). Z kolei szczegółowy analityk może skorzystać ze slajdów, które ożywią publiczność (tutaj zobaczysz przykłady graficznych slajdów tytułowych i końcowych ).

4: Kim są Twoi odbiorcy i dlaczego to takie istotne? Typy słuchaczy

Dobra znajomość rodzaju prezentera to jedno. Jeszcze ważniejszym elementem jest dokładne przeanalizowanie grupy odbiorców. W przeciwnym razie nawet najlepsza prezentacja po prostu do nich… nie trafi. Każdy prezenter powinien zadać sobie następujące pytania: kim są moi słuchacze? Czy preferują formalny, czy raczej bardziej bezpośredni styl komunikacji? Publiczność będzie aktywna, czy raczej bierna podczas prezentacji?

Przeprowadzając szkolenie z prezentowania, powinieneś znać jasne odpowiedzi na te pytania. Dla lepszego przedstawienia tych typów, możesz w swoim szkoleniu narysować symbol dla każdego z nich.

Symbole te można pokazać w kontekście skali wiedzy i ich zaangażowania. Podczas szkolenia możesz dołączyć podobny wykres (lub zastosować slajdy z diagramem prezentacji szkoleniowej).

5: Szkolny profesor czy rycerz króla Artura? Znaczenie otoczenia, w którym będziesz przemawiał

Być może dotąd nie zwracałeś na to szczególnej uwagi, ale miejsce, w którym będzie przeprowadzona prezentacja, jest bardzo ważne i ma wpływ na odbiór Twojego przekazu. Rozróżniamy 5 typów: sala lekcyjna, środowisko dla wielu grup, interaktywny okrągły stół, duży teatr i siedzenie w kole. Dobór środowiska do Twojej prezentacji będzie rzutował na aktywność słuchaczy! Może się zdarzyć, że nie będziesz miał na to wpływu, ale wiedząc o prezentacji z większym wyprzedzeniem, na pewno będziesz miał możliwość odpowiedniego przygotowania. Oto kilka wskazówek:

• Sala lekcyjna zakłada komunikację raczej jednokierunkową i przysuwa na myśl skojarzenie relacji nauczyciel-uczeń. To dobre warunki, jeśli masz do wygłoszenia raport (nie zapomnij tylko o elementach rozrywki!).
• Okrągły stół lub siedzenie w kółku zachęca do dyskusji i podkreśla równość wszystkich uczestników. Pamiętasz legendy o królu Arturze i okrągłym stole? W takim środowisku wszyscy podświadomie czują się sobie równi i nie będą mieli obiekcji, by aktywnie brać udział w prezentacji i wyrażać swoje zdanie.
• Jeśli wśród Twoich słuchaczy jest wiele różnych typów grup, będzie to świetna okazja do prac w grupach.

Podsumowując: jeśli masz do przeprowadzenia szkolenie z zakresu tworzenia efektywnych prezentacji, warto pokazać teorię w formie graficznej.

Mamy nadzieję, że przedstawione przykłady pomogą Ci przygotować fajną prezentację nauki przemawiania.

Źródła do nauki przemawiania i prezentacji szkoleniowych

Temat szkolenia z prezentacji to temat rzeka. Poza powyższymi linkami, polecamy kilka innych źródeł, które mogą Ci się przydać i zainspirować:

• Toastmasters International public speaking clubs – nauka przemawiania publicznego, kluby są w każdym większym mieście na świecie. Sprawdź, czy nie ma takiego w Twoim!
• Książki:
  • Slide:ology, Nancy Duarte
  • Presentation Zen, Garr Reynolds
• Nasze szablony do różnych szkoleń PowerPoint Visuals for soft-skills training .
• Blogi na temat innych rodzajów materiałów szkoleniowych: Feedback Training Presentation Hints oraz Motivation Training Presentation Template & Ideas

Powodzenia w nauce sztuki prezentowania!