7 elementów struktury skutecznej prezentacji firmowej

O czym warto pamiętać i jak zaplanować tworzenie prezentacji o firmie?

Ostatnio byłam na najbardziej chaotycznej lekcji tańca w moim życiu (a jako fanka tańca na kilku już byłam ?). Instruktorka, co chwilę zmieniała kroki, zmieniała zdanie co do tego co ma pokazać, a w końcu po 15 minutach prób zdecydowała, że tego dnia jednak zrobi układ w innym stylu tanecznym. I taka mnie naszła refleksja, że struktura jest ważna nie tylko w prezentacjach, ale w tańcu również.

Bez odpowiedniego zaplanowania jest duża szansa na klapę, zrażenie do siebie publiczności (tancerzy). Bo na przykład bez odpowiedniego wstępu możemy nie zrozumieć kontekstu i znudzić się po chwili, a uwagę przerzucić na muchę, która krąży po sali.

Nieraz otrzymuję od klientów dokument tekstowy, ze wstępnym podziałem na slajdy i widzę, że jest wrzucona wiedza, ale brakuje tam struktury. Wtedy proponuję dodanie jakichś slajdów, podzielenie na kilka, albo nawet usunięcie tego, co niekoniecznie musi interesować odbiorcę. Rzućmy okiem na to co najczęściej znajduje się w prezentacji firmowej, jakie są części i co warto uwzględnić.

1. Co na początek prezentacji o firmie

Zazwyczaj chcemy opowiedzieć o tym czym się firma zajmuje, jakie ma osiągnięcia, jaka jest historia, ale czy są to elementy od których warto zaczynać? Dobrze jest zacząć od otwarcia, które zachęci odbiorcę, zainteresuje i sprawi, że będzie chciał wysłuchać czy przeczytać do końca. Czy w takim kontekście slajd z historią firmy będzie dobry na początek?

Najpierw dobrze sobie zadać pytanie o cel prezentacji. Czy ta prezentacja ma pomóc zdobyć nowych klientów, inwestorów, ogólnie podnieść rozpoznawalność i świadomość? Jak już ustalisz swój cel to zastanów się jak możesz go zrealizować na slajdach. Może warto zacząć od korzyści dla odbiorcy, czy to ze współpracy z firmą, czy z inwestycji. Czyli metoda „What’s In It For Me” (WIIFM) – co ja z tego będę miał/a w luźnym tłumaczeniu. I tu dobrze mieć świadomość z jakimi problemami na co dzień boryka się Twoja grupa docelowa. Pokazanie, że masz sposób na ich bolączkę pomaga bardziej zaangażować w prezentację, bo uczestnik wie, co może tam znaleźć dla siebie. W takim razie proponuję zacząć od slajdu z korzyściami albo slajdem typu Problem – Rozwiązanie. Zobacz jakie ostatnio przygotowywałam slajdy w PowerPoint jako część prezentacji dla klientów:

Slajd pokazujący korzyści dla klienta z ilustracją ze zdjęciami:

2. Czym się firma zajmuje

Jak już pokażesz korzyści ze współpracy czas na opowiedzenie czym się firma zajmuje, jaką ma ofertę czy usługi. Od Ciebie zależy jak głęboko chcesz wejść w temat, ale przy prezentacji firmowej najczęściej nie opisuje się zbyt szeroko oferty produktowej, szczegółów technicznych itp. Bardziej chodzi o pokazanie możliwości współpracy i gdzie wasze (w sensie Twoje i odbiorcy) potrzeby się zazębiają. Na tym etapie możesz też opowiedzieć o mocnych stronach firmy. Wcześniej było o problemie odbiorcy, teraz możesz wyjaśnić w jaki sposób Twoja firma dostarczy skuteczne rozwiązanie.

3. Pokaż kluczowe dane o firmie lub ofercie

Tutaj jest miejsce, żeby wspomóc się liczbami. Każdy lubi liczby, które szybko dają obraz firmy, zasięgu działania, wielkości. Możesz pokazać wykres, jedną kluczową liczbę, lub kilka KPI (Key Performance Indicator). Przy slajdach z danymi warto dodać wnioski, które wyciągasz z tych liczb, tak żeby nikt nie musiał się domyślać, co chcesz pokazać. Można też przedstawić mapę z zasięgiem działania i głównymi siedzibami.

Możesz pokazać mocne statystyki, ikonografiki, aby poprzeć swoje argumenty i ułatwić przyswojenie informacji odbiorcom. Wizualizacje, które przedstawiają efekt „przed i po” Twojego rozwiązania, pomogą pokazać jego skuteczność.

Przykład wizualizacji jednej liczy oraz jej ilustracji ikonografiką:

Slajd z prezentacją 7 kluczowych liczb o firmie:

Chcesz wiedzieć jak szybko zrobić podobne slajdy samemu? Dołącz do szkolenia z Tworzenia skutecznych slajdów, które prowadzę raz za kilka miesięcy.

4. Case study

Zawsze fajnie jest się podzielić jakimiś rzeczywistymi historiami klientów i pokazać studium przypadku. Jeżeli masz historie sukcesu zadowolonych klientów, którzy skorzystali z Twoich produktów lub usług, to doda to wiarygodności i może wzbudzić chęć do współpracy. Dodaj przykłady, mierzalne wyniki i referencje klientów, jeśli to możliwe. Wizualizacje przedstawiające transformację, jaką przyniosły Twoje rozwiązania klientom, mogą mieć duże znaczenie.

5. To kiedy ta historia firmy?

Jeżeli chcesz podkreślić stabilność firmy, pokazać, że na rynku istniejecie już ileś lat, a przez to zbudować większe zaufanie, to to jest ten moment żeby podzielić się historią firmy. Pamiętaj jednak, że ten temat może być nudny dla wielu osób, dlatego rozważ czy taki slajd wspiera twój cel i wnosi coś do prezentacji. Jeżeli stwierdzisz, że tak, to pokaż tę historię w ciekawy sposób, możesz też wpleść jakąś opowieść, czy anegdotę, która ułatwi zapamiętanie ważnych wydarzeń, albo po prostu przykuje uwagę i wywoła uśmiech. I tu dochodzimy do emocji, im więcej ich wzbudzisz u odbiorcy, tym większa szansa na wybudowanie więzi, zainteresowanie, a tym samym większa szansa na zrealizowanie celu.

6. Co jeszcze można dodać

W zależności od celu Twojej prezentacji i jej długości możesz dodać jeszcze takie elementy jak:

• Wizja, misja i wartości firmy.
• Analiza rynku i konkurencji.
• Prezentacja kluczowych osób w firmie lub obsługi klienta czy prowadzonych projektów
• Plany na przyszłość i strategia rozwoju.
• Certyfikaty.
• Dbałość o środowisko.
  

7. Wezwanie do działania:

Czy można zrobić dobrą prezentację firmową i zakończyć slajdem z kontaktem? Pewnie można, ale po co tracić potencjał starannie przygotowanych slajdów i wypracowanego przemówienia. Na końcu jest miejsce na akcję. Pokaż wyraźnie jakiej akcji oczekujesz może to być np. umówienie się na spotkanie, zapisanie na wersję próbną, czy zainwestowanie w firmę. Jeżeli prezentacja jest wysyłana mailem możesz stworzyć specjalny przycisk – link, który będzie przenosił np. do podstrony z formularzem zapisu na spotkanie itp.

Prezentujesz czy wysyłasz?

I teraz trochę technicznych kwestii. Jeżeli prezentujesz swoje slajdy i o nich opowiadasz na żywo, to muszą być odpowiednio czytelne i dostosowane do osób na końcu sali. Tekst powinien być wystarczająco duży, a dane liczbowe widoczne.

Inna jest sytuacja, gdy wysyłasz swoje slajdy w formie pliku PDF, tu możesz sobie pozwolić na mniejszy tekst i więcej informacji na slajdzie, bo będzie to czytane na ekranie.

Niezależnie od wybranej formy dobrze mieć z tyłu głowy to, żeby slajdy były spójne graficznie, miały takie same marginesy i możliwie dużo przestrzeni.

Jak myślisz co jeszcze można dodać do tej listy? Co zazwyczaj ty wstawiasz do prezentacji firmowej?

Jeżeli tworzenie prezentacji nie przebiega tak szybko i sprawnie jak chcesz, a efekt końcowy Cię nie zadowala, to dołącz do szkolenia z Tworzenia skutecznych slajdów, które prowadzę raz za kilka miesięcy.

Powodzenia z prezentacją,