Vizuálna komunikácia: 7 prínosov školenia PowerPoint pre HR a firmy

Udržať zamestnancov angažovaných a neustále rozvíjať ich zručnosti je trvalá výzva. Najmä mladšie generácie, ktoré prichádzajú na trh práce, majú vysoké očakávania od školení: chcú, aby boli praktické a okamžite využiteľné v práci. Jednou z veľmi účinných oblastí, na ktorú sa oplatí zamerať, je umenie tvoriť vizuálne pôsobivé prezentácie.

Na základe mojich skúseností s dizajnom slajdov a školeniami pre rôzne firmy som tu zhrnul hlavné dôvody, prečo môže investícia do školenia vizuálnej komunikácie spojeného so zlepšením práce v PowerPointe priniesť tvojej organizácii výrazné prínosy.

1. Vyššia motivácia zamestnancov vďaka praktickému školeniu

Dobre fungujúca tímová práca stojí na jasnej komunikácii. A práca vo väčšej firme si vyžaduje veľa písomnej komunikácie aj prezentácií na stretnutiach. Ak majú zamestnanci problém komunikovať jasne, ľahko stratia motiváciu. Preto sa oplatí pomôcť im zvládnuť vizuálnu komunikáciu ako zručnosť, ktorá im ide ľahko. Pre dnešného pracovníka v korporátnej kancelárii je to jedna z najpraktickejších zručností.

Najmä zamestnanci z generácie mileniálov a generácie Z často hľadajú viac než len štandardné programy profesionálneho rozvoja. Chcú školenia, ktoré sa dajú priamo využiť a dajú im konkrétne zručnosti, ktoré môžu použiť hneď.

Školenie dizajnu v PowerPointe, najmä ak je zamerané na vizualizáciu obsahu, túto potrebu napĺňa. Nie je to len technická zručnosť, ale aj forma kreatívneho prejavu, ktorá dokáže prelomiť monotónnosť bežnej firemnej komunikácie.

Takéto školenie ukazuje, že firma si váži rast zamestnancov a je ochotná investovať do zručností, vďaka ktorým je ich práca zaujímavejšia.

2. Vizuálna komunikácia: univerzálna zručnosť nielen na prezentácie

Tvorba vizuálne pôsobivých slajdov je o oveľa viac než o PowerPointe. Ide o zvládnutie princípov vizuálnej komunikácie, ktoré sa dajú využiť v rôznych formátoch:

• tvorba prezentácií
• písanie reportov a návodov
• tvorba informačných materiálov a e-mailov
• dizajn marketingových materiálov
• popis analýzy dát
• ústne prezentácie podporené kresbami a vizuálnymi materiálmi

Keď sa zamestnanci naučia štruktúrovať informácie vizuálne, pomôže im to vyjadrovať myšlienky jasnejšie a presvedčivejšie, bez ohľadu na formát.

Pozri si niekoľko príkladov vizuálnej úpravy slajdov:

• nahradenie odrážok jednoduchou vlastnou grafikou

• alebo pár úprav tabuľky, aby vyzerala atraktívnejšie

Táto zručnosť je univerzálna, preto má hodnotu, či už prezentujú dáta na počítači, pripravujú obchodný návrh, vedú školenie alebo zostavujú program stretnutia.

3. Vyššia efektivita a produktivita: dobrá návratnosť investície

Efektívna práca s PowerPointom nezvyšuje len kvalitu prezentácií, ale aj skracuje čas na ich tvorbu. Zamestnanci, ktorí ovládajú pokročilé funkcie MS Office a rozumejú princípom dizajnu slajdov, dokážu vytvoriť profesionálne prezentácie za zlomok času.

Zažil som prípady, keď mi účastník školenia povedal, že hodinu bojoval s obsahom slajdu, a neskôr sa naučil, ako to urobiť za minútu. Môže to byť trik, ako rozmiestniť viacero obrázkov jedným kliknutím, alebo ako zarovnať niekoľko textových blokov naraz.

Príkladom rýchlej výhry sú klávesové skratky. Aj jednoduché skratky Ctrl+Z, Ctrl+Y, Ctrl+C / X / V namiesto klikania na ikony urobia prácu v PowerPointe plynulejšou (pozri náš výber praktických skratiek v PowerPointe v tomto článku, v angličtine).

Ak sa na každom projekte ušetrí hodina alebo dve, časom sa to nazbiera a návratnosť takýchto školení je výrazná. Výsledok? Vyššia produktivita, menej úzkych miest a frustrácie. Zamestnancom tak zostane viac času na strategické úlohy.

4. Lepšia spolupráca a komunikácia v tíme

Vizuálne prezentácie sú často základom tímových diskusií a rozhodovania. Keď zamestnanci vedia vytvárať jasné a súdržné slajdy, zlepšuje sa celková kvalita internej komunikácie.

Kolegovia rýchlejšie pochopia zložité myšlienky, ubúda nedorozumení a tímy sa ľahšie zhodnú na spoločných cieľoch. Investícia do zručností vizuálnej komunikácie zabezpečí, že tvoje tímy budú vedieť informácie prezentovať a analyzovať efektívnejšie, čo vedie k plynulejšej spolupráci a lepším výsledkom projektov.

Úloha nepochopená pre nejasnú prezentáciu môže stáť veľa, napríklad niekoľko človekodní práce na nesprávnej úlohe.

5. Konkurenčná výhoda vo vizuálne orientovanom svete

V dnešnom biznise je schopnosť komunikovať vizuálne konkurenčnou výhodou. Firmy, ktoré v tímoch kladú dôraz na vizuálnu gramotnosť, majú lepšiu pozíciu na stretnutiach s klientmi, pri pitchoch aj v externej komunikácii. Keď zamestnanci vedia vytvárať vizuálne pôsobivé materiály, zvyšuje to imidž a profesionalitu značky firmy.

Táto výhoda môže rozhodnúť pri získavaní nových zákaziek alebo pri snahe presvedčiť kľúčových ľudí. A na čoraz konkurenčnejšom trhu môže byť takýto rozdiel zásadný. Môže znamenať získanie klienta, predaj projektu alebo schválenie novej investície vedením.

6. Viac sebadôvery a lepšie prezentačné zručnosti zamestnancov

Tvorba profesionálne vyzerajúcich slajdov v PowerPointe úzko súvisí so silnejšími prezentačnými zručnosťami. Keď sú zamestnanci istí vizuálmi, ktoré vytvorili, posilní to ich schopnosť prezentovať s dopadom. Táto istota sa prenáša aj do ďalších oblastí ich práce a zlepšuje schopnosť presviedčať, vyjednávať a viesť stretnutia.

Rozvoj vizuálnych prezentačných zručností môže veľmi pomôcť aj pri riadení talentov a rozvoji kľúčových zamestnancov. Keď zamestnancov naučíš tvoriť lepšie slajdy, pomáhaš im stať sa lepšími komunikátormi a neskôr aj lepšími lídrami.

7. Lepší dátový storytelling

Posledný dôvod, ktorý chcem spomenúť, je rozvoj dátového storytellingu. Jednou z výziev, ktorým firmy dnes čelia, je premeniť surové dáta na zmysluplné poznatky. To si vyžaduje nielen prácu s dátami, ale aj ich jasnú a pútavú prezentáciu.

Vizuálne školenie PowerPointu môže zamestnancom pomôcť premeniť zložité súbory dát na presvedčivé príbehy. Keď vedia dáta vizuálne štruktúrovať a prezentovať, tímy ľahšie zdieľajú zistenia, robia závery a prijímajú rozhodnutia na základe dát.

Je to mimoriadne dôležité pri pozíciách, ktoré stoja na analýze dát, ako marketing, financie a projektový manažment.

Príklad vizuálneho vylepšenia slajdu s dátami:

Preto vždy kladiem dôraz na otázky ako:

• Aký je význam dát, ktoré chcem ukázať? Najprv je potrebné určiť posolstvo a potom okolo neho postaviť slajd alebo prezentáciu. Posolstvo má byť hlavným vizuálnym bodom prezentácie.
• Rozprávanie príbehu o dátach. Neukazuj len holé fakty, ale vysvetli kontext, dôsledky a porovnania. Príbeh môžeš podporiť vizuálnymi pomôckami, napríklad obrázkom, ikonou alebo citátom známej osobnosti, na ktorom ho postavíš.
• Upratovanie dát na slajdie. Zvyčajne je tam veľa nepodstatných dekorácií a predvolených nastavení, ktoré sa dajú odstrániť alebo zjednodušiť.

Viac o prezentovaní dát a vizuálnom dátovom storytellingu sa dozvieš na našich školeniach PowerPoint, vrátane workshopu o vizualizácii dát pre prezentácie.

Záver: Rozvíjaj silu vizuálnych prezentačných zručností

Investícia do vizuálneho školenia PowerPointu nie je len o krajších slajdoch. Ide o budovanie univerzálnych zručností, ktoré zlepšujú celkovú komunikáciu, zvyšujú produktivitu a prinášajú organizácii výraznú hodnotu.

Keď zamestnancom takéto školenie poskytneš, udržíš ich angažovaných a motivovaných a zároveň pripravíš firmu na efektívnejšie fungovanie a komunikáciu.

Pri relatívne nízkych nákladoch a vysokom dopade je to investícia, ktorá sa môže vrátiť v celej organizácii.

Praktická zručnosť + Okamžité využitie + Menej stratených hodín = Školenie, ktoré sa firme rýchlo vráti.

Je tvoja firma pripravená využiť silu vizuálnej komunikácie?

Ako začať?
Chceš začať menším krokom? Pozri si uzavretý webinár PowerPoint pre firmy, 2 hodiny online na tému, s ktorou tvoj tím práve bojuje.
Ak chceš rozvíjať tím dlhodobo, Akadémia prezentácií je ročný program s mesačnými stretnutiami, dizajnérskymi dňami a starostlivosťou o firemnú šablónu. Radi pomôžeme.

Peter

Dizajnér slajdov a lektor vizuálnej komunikácie
Sleduj ma alebo sa so mnou spoj na mojom profile na LinkedIne, zdieľam tam ďalšie tipy a príklady.